Zaakgericht werken: koude en warme digitale dossiers

Samenvatting

EEN VERGELIJKEND ONDERZOEK NAAR GEMEENTELIJKE DMS EN WORKFLOW-OPLOSSINGEN Digitale documenten en processen vormen tegenwoordig een belangrijk onderdeel van allerlei organisaties, waaronder gemeenten. Dit boek is het resultaat van een onderzoek naar functionaliteiten en applicaties ter ondersteuning van digitaal documentbeheer en digitale processen, bij onder meer gemeenten. Hierbij spelen zaaksystemen en applicaties rondom enterprise content management, recordmanagement en documentmanagement een centrale rol. Er zijn vele zeer verschillende documentmanagementsystemen (DMS) op de markt. In het onderhavige onderzoek zijn in een laboratoriumopstelling zeven van deze pakketten handson geëvalueerd aan de hand van een evaluatieraamwerk. De pakketten zijn aan de hand van dit raamwerk met elkaar vergeleken. ...Het uitgangspunt van dit boek is echter niet het geven van een beschrijving van de verschillende pakketten. Het gaat juist om het beschrijven van de diverse technische én functionele facetten die van belang zijn bij de inrichting en het beheer van digitale documenten en processen, alsook de procesmatige en organisatorische implicaties van bijvoorbeeld de invoering van een gemeentebreed DMS of zaaksysteem. De functionaliteit is pakketonafhankelijk beschreven vanuit de (gemeentelijke) processen waarin het DMS een rol speelt. Dit boek is bestemd voor managers, DIV'ers en i-adviseurs. Tevens kan het dienen als naslagwerk voor anderen die geïnteresseerd zijn in zaaksystemen en digitaal documentbeheer, zoals e-business/e-government architecten en projectleiders, managers front- en midoffi ce, chief information/technology offi cers, en coördinatoren I&A/O&I/informatiemanagement en hoofden ICT/automatisering. Onderzoek en boek zijn tot stand gekomen onder leiding van prof. dr. ir. Wouter J. Keller, deeltijd hoogleraar Informatica aan de Vrije Universiteit en directeur van adviesbureau M&I/Argitek. Drs. Frank J. Kuiper is en ir. Auke Damstra was adviseur bij M&I/Argitek. Ing. Dirk Koster is managing director bij Dino4 en associate bij M&I/Partners. Als bijlage is een bijdrage van drs. Timo ten Cate/GovUnited opgenomen. De gemeenten Breda, De gemeenten Breda, Den Haag, Maastricht en Utrecht hebben als begeleidingsgroep opgetreden, onder voorzitterschap van EGEM. Naar aanleiding van het onderzoek is in december 2007 en mei 2008 een seminar gehouden onder de titel 'Digitale Documenten en Processen: van Koude naar Warme Dossiers'.